Что входит в правила регистрации

«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3

ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

Что регистрируем?

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

— рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);

— информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;

— поздравительные письма и телеграммы;

— пригласительные билеты.

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Входящие документы

Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <1>.

———————————

<1> Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.

Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:

— наименование организации;

— очередной порядковый номер;

— дату поступления.

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Отметка может проставляться от руки:

┌──────────────────────────────────────┐

│ ООО «Февраль» │

│ вх. N 26 от 13 марта 2020 г. │

└──────────────────────────────────────┘

Или же с помощью резинового штемпеля:

┌──────────────────────────────────────┐

│ ООО «Февраль» │

│ «__» ___________________ 20__ г. │

Вх. N

_______ │

└──────────────────────────────────────┘

Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.

Вх. N

Дата
поступления

От кого
получен

Краткое
содержание

Резолюция

Кому направлен

Расписка
в
получении

Вх-29

16.01.2012

ОАО
«Бизнес
Портал»
г. Москва

Предложение
по аренде
складских
помещений

Подготовить
проект
договора

О. Е. Пироговой

Пирогова

Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?

Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?

Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.

Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Исходящие документы

Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:

— подписания (для документов, не подлежащих утверждению);

— утверждения (для документов, подлежащих утверждению);

— заседания или принятия решения (для протоколов);

— события (для актов).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год». День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря 2020 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2020 г.

На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.

┌───────────────────┐

│ Исх. N 03-05/61 │

└───────────────────┘

03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:

┌───────────────────┐

┌───────────────────┐

│ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │

└───────────────────┘ └───────────────────┘

К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

N
п/п

N и дата
исходящего
документа

Кому
адресован
документ

Краткое
содержание

Кем
подписан

Отметка об
исполнении

N дела,
куда подшит
документ

12

N 01-16ю от
23.01.2012

Директору
ООО «Плюс»
г. Москва

Об участии
юристов
компании в
конференции

Директор

Отправлен
почтой

03

Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи.

Автоматизированная регистрация

Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер. При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных. В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки.

Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге. Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна.

В заключение

Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству. Если этого не сделать, в определенных ситуациях работники могут поступить по своему усмотрению, так, как им нравится, что далеко не всегда приемлемо.

Т. Ю.Комиссарова

Эксперт журнала

«Отдел кадров

коммерческой организации»

Подписано в печать

29.02.2012

Каждый житель Российской Федерации наделен правом беспрепядственного передвижения по стране. Но при этом за его передвижениями следят с помощью регистрационного учета по месту пребывания и фактического жительства.

От прописки регистрация отличается тем, что реализует права и исполнение обязанностей граждан РФ, ведет государственную статистику, касающуюся положения на трудовом рынке, прогноза прироста и снижения населения в определенном месте проживания и т.д.

Статья 3 Федерального закона обязывает каждого жителя страны информировать соответствующие инстанции о месте своего пребывания. При нарушении сроков или отсутствии регистрации вышестоящие инстанции в праве применить к гражданам РФ штрафные санкции. Но если у гражданина нет прописки, по закону его невозможно лишить прав.

Существует специальный свод правил, по которым проходит регистрация по месту пребывания или месту жительства.

Новые требования и изменения

Согласно нововведениям в законе о регистрации, гражданин страны может встать на учет по месту жительства за 3 дня. При отсутствии нужных документов специалисты сделают запрос в соответствующий государственный орган. В таком случае регистрация может занять до 8 дней.

Федеральной миграционной службой был утвержден новый

административный закон

, который распространяется на получение регистрации по месту пребывания. В нем имеется весь список необходимых

документов

.

Как правило, для постановления на учет нужно заявление заявленного образца, паспорт и документы, которые являются подтверждением, что гражданин действительно проживает в жилом помещении.

Если регистрация нужна временная, то гражданину необходимо предоставить не только свое заявление, но и справку от собственника жилья. Подпись заявителя и хозяина жилья заверяют должностные лица, ответственные за проведение регистрации.

Документом может стать договор о социальном снятие жилья, регистрационное свидетельство или заявление от хозяина жилого помещения. Для оформления регистрации нужно предоставить вышеприведенные документы.

Для постоянной регистрации необходимо предоставить другие документы, в число которых входит: документ из суда, подтверждающий права на пользование жильем, заявление лица, кому принадлежит помещение или документ, свидетельствующий о регистрации прав собственности на жилье.

Один из пунктов административного регламента учитывает, что граждане, предоставившие документ, подтверждающий права на жилье или свидетельство по найму, могут отказаться от предъявления вышеприведенных документов, а предоставить только заявление, в котором имеется информация о наличии соответствующего свидетельства или договора.

По сведениям представленным гражданином, желающим получить регистрацию, специалист по регистрационному учету собирает все данные по вопросу жилья в органах по жилищным отношениям или в органе, которым осуществляется регистрация прав на жилищное помещение.

Только после этого осуществляется регистрация по месту проживания. В этом случае гражданину, желающему получить регистрацию, не нужно бегать по всем инстанциям и собирать множество документов. Регистрация будет готова по прошествии восьми дней с момента подачи заявления.

Настоящий регламент особое внимание уделяет тому, что должностное лицо, ответственное за регистрацию, не имеет никакого права отказать гражданину РФ в оформлении документов по регистрации его по месту жительства и пребывания.

Встать на государственный учет в регистрационной палате можно совершенно бесплатно.

Для подачи заявления о регистрации потребуется некоторое время:

  • при первом обращении не более тридцати минут;
  • по записи максимум пятнадцать минут;
  • при предоставлении дополнительного перечня документов — десять минут;
  • ожидание по консультации около тридцати минут.

Регистрацию по месту проживания и месту прописки можно получить в государственном подразделении ФМС, которые работают со вторника по субботу. На прием можно записаться через электронную почту, телефон или специальную систему управления регистрацией.

Проживание без регистрации

может грозить немалым штрафом и даже депортацией, если это касается иностранных граждан.

Узнать ответ на вопрос, могу ли я зарегистрировать человека в квартире — можно в нашей статье.

Условия прописки по месту жительства или пребывания

Постановление на учет гражданина РФ предоставляет ему все условия для получения свобод, прав и выполнения наложенных на него обязанностей перед гражданами РФ, обществом и государством в целом. Эта процедура относится к обязательным, поэтому при отказе в получении регистрации гражданам предписано принудительно встать на регистрационный учет.

Граждане, сменившие место своего проживания, обязаны в период семи дней с момента переезда осведомить об этом ответственное лицо за постановление на регистрационный учет.

С собой нужно иметь следующие бумаги:

  • документ удостоверяющий личность;
  • заявление о постановлении на регистрационный учет;
  • договор подтверждающий съем жилья.

После подачи заявки, ответственные государственные лица, передают все документы в соответствующий орган учета. Затем по прошествии трех дней гражданина, желающего встать на учет, регистрируют по месту его фактического проживания.

Граждан ставят на регистрационный учет с того момента, как они прибыли на место жительства или пребывания, указанного при регистрации.

Физические лица могут зарегистрироваться по месту пребывания без последующего аннулирования регистрации по месту жительства.

Образец договора аренды квартиры

Правила регистрации согласно законодательству

Настоящие правила регистрации по месту пребывания и жительства имеют порядок получения гражданами Российской Федирации регистрации и снятия с учёта лиц, которые уже были зарегистрированы на территории страны:

  • Ответственными органами за регистрацию являются лица, являющиеся представителями органов самоуправления или правоохранительных систем.
  • Место пребывания называют жилье, в котором временно проживает гражданин, сделавший заявку на регистрацию. Местом жительства называется территория, где гражданин живет на постоянной основе.
  • В правила регистрации в квартире или доме входит предоставление ответственному за регистрацию лицу всей информации, которая является актуальной в момент подачи заявки.
  • Иностранец или личность, пребывающая в РФ на временной основе, обязаны в течение десяти дней уведомить о месте своего настоящего пребывания лиц, ответственных за постановление на регистрационный учет.
  • Федеральное законодательство РФ обязывает всех лиц, изменивших свое место жительство, обратиться в соответствующие органы для постановления на учет не позже недельного срока.
  • Постановление на учет по месту жительства является платной услугой. За регистрацию взимается пошлина, размер который устанавливается исходя из соответствующих законов РФ.
  • Регистрация военных проходит по той же схеме, что и обычных граждан. Но есть исключения. Призывники и контрактники регистрируются по месту прохождения службы.
  • Лица, которые не имеют регистрации по месту жительства, встают на регистрационный учет по месту пребывания.
  • Вынужденные переселенцы регистрируются по месту жительства по стандартным нормам постановления на учет.
  • Регистрация несовершеннолетних граждан осуществляется на основании предоставления родителями документов, которые подтверждают их родство и свидетельство о рождении детей.

Принцип снятия с учета

Обычно снятие с учета граждан происходит, когда кончается срок, указанный в заявлении о постановление на учет.

По постановлению, узаконенному в 2020 году, граждане РФ снимаются с учета в следующих случаях:

  • если гражданин изменил место своего жительства или пребывания;
  • в случае призыва в армию РФ;
  • при лишении свободы;
  • если гражданин был признан безвестно отсутствующим;
  • смерть зарегистрированного лица;
  • если пребывание гражданина по месту жительства или пребывания потеряло актуальность;
  • при выселении из жилья, где пребывал гражданин, стоящий на регистрационном учете;
  • если указанный при регистрации документ или сведения имеют несоответствия действительности.

Должностное лицо снимает гражданина с учета в течении трех дней. В паспорте или свидетельстве о рождения граждан ставится пометка, подтверждающая снятие с учета.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: